Una peculiaridad de la legislación en Costa Rica radica en el hecho de que se otorga personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado a todos los archivos de la administración pública lo cual, independientemente de su aplicación real, es un hecho muy destacable que no se registra en ningún otro país de la región.

La existencia de reglamentos internos o manuales de funciones en los archivos es un aspecto importante a la hora de definir las funciones y obligaciones inherentes a la propia naturaleza de los archivos, más allá de la mera función de depósito de documentos. Es necesario por tanto, incidir en la necesidad de dotar a los archivos históricos de un marco normativo en el que queden reflejados todos los aspectos relativos a su funcionalidad, atribuciones de los empleados y normas relacionadas con el acceso y consulta pública.

Es importante destacar en primer lugar el hecho de que únicamente el Archivo Nacional de Costa Rica dispone de un reglamento interno o manual de funciones. Pese a que hay otros archivos que disponen de manual de funciones, es especialmente importante que el archivo nacional o general de un país disponga de un reglamento interno, dado que, como sucede en otros países latinoamericanos, éstos son utilizados como modelo para otros archivos del país. La entrada en vigor de un reglamento interno puede ser establecida por la Ley General de Archivos o la ley de creación del archivo nacional o general, y servir simplemente como modelo para su posterior implementación, con las modificaciones necesarias, en otras instituciones archivísticas.

Apenas el 25% de los archivos históricos de Centroamérica y el Caribe tienen reglamento interno en sus archivos. Es destacable el hecho de que sean los archivos eclesiásticos los que registren un porcentaje más elevado.

Dotación económica y realidad presupuestaria

Partiendo de la consideración de que cuanto mayor es la institución mayores recursos son necesarios para financiar la gestión administrativa y técnica del archivo, el tema de los recursos humanos es sin duda uno de los problemas que afecta a la mayor parte de las instituciones archivísticas centroamericanas y caribeñas. Una vez más, conviene recordar en este sentido que las instituciones analizadas son aquéllas que disponen de mayores recursos económicos y humanos o bien tienen una gran representatividad en el campo de la archivística en su país.

El 45% de las instituciones que participaron en la encuesta de la Fundación Histórica Tavera aportan datos económicos, porcentaje que consideramos como satisfactorio si se compara con los datos obtenidos en otros países. Estos resultados se deben, en parte, a que todos los archivos nacionales que han participado en la encuesta han contestado a los distintos apartados del cuestionario sobre la situación presupuestaria de los archivos. Igualmente fueron elevadas las respuestas entre los archivos que incluimos dentro de la tipología de "Otros" (60%), y significativamente menor en el caso de los archivos eclesiásticos y municipales. La importancia de estos datos reside en que en muchos casos los responsables de los archivos carecen de poder de decisión sobre las partidas presupuestarias asignadas al archivo por la institución de la de que dependen jurídicamente, desconociendo el volumen total del presupuesto real del archivo, por lo que el hecho en sí, de que conozcan estos datos ya denota una cierta autonomía administrativa.

Un aspecto interesante que fue abordado a la hora de reflejar la situación presupuestaria del archivo es el relacionado con la naturaleza de las aportaciones económicas que reciben, es decir, si las partidas presupuestarias son de carácter ordinario o regular o si, por el contrario, son extraordinarias o irregulares. El resultado de la encuesta mostró que el 40% de los archivos tienen partidas presupuestarias regulares mientras que el 6% son de carácter irregular. El 54% no contestó a este apartado del cuestionario.

Infraestructura

El análisis de la infraestructura de los archivos históricos ha sido realizado desde el punto de vista de las necesidades operativas y funcionales de las distintas facetas administrativas, de gestión y puramente archivísticas. Atendiendo a esta premisa, en el cuestionario se solicitaban datos sobre el régimen de propiedad, superficie y año de construcción del edificio, capacidad de los depósitos y otros tipos de instalaciones.

Edificios y locales

Uno de los aspectos más determinantes a la hora de valorar la situación de las infraestructuras de un archivo es conocer el régimen de propiedad del edificio o edificios en los que se encuentra ubicado.

El 66% de los archivos encuestados afirman tener en propiedad los inmuebles en los que están situados. Este dato, aunque ciertamente positivo, debe ser valorado con cautela ya que, con frecuencia, en los archivos de menor importancia, la titularidad del edificio no es del archivo sino de la institución de la que depende o a la que pertenece. La propiedad del edificio es siempre un objetivo necesario para garantizar la ubicación de los fondos documentales de forma permanente.

El dato más llamativo es que el porcentaje de los archivos nacionales que cuentan con edificios en propiedad es inferior a la media de este apartado, correspondiendo el porcentaje más alto a los archivos municipales y eclesiásticos.

En cuanto a otras fórmulas en el régimen de propiedad de los edificios de los archivos, el 11 % dispone de sus locales en carácter de cesión, con incidencia especial en el caso de los archivos nacionales. Apenas el 3% de los archivos tienen sus locales en régimen de alquiler. Por otra parte, el 20% de los archivos encuestados no dieron información sobre estas cuestiones.

Junto con el régimen de propiedad es asimismo importante para evaluar la situación real en la que se encuentran los inmuebles de los archivos históricos, conocer el año de construcción de los edificios. En este sentido el resultado de la encuesta muestra que el 20 % de los archivos, con especial incidencia en los archivos eclesiásticos, ocupan edificios cuya construcción es anterior a 1900; el 30% están ubicados en edificios construidos entre 1901 y 1960, con mayor presencia en este grupo de archivos nacionales y municipales y, por último, el 25% de los archivos se encuentran en locales construidos durante los últimos 30 años, correspondiendo el mayor porcentaje a los archivos incluidos en la tipología de "Otros".

Un grave problema que afecta de forma general a todos los archivos, y en particular a los archivos nacionales o generales de estos países, es la falta de espacio en los depósitos. La saturación de los depósitos en estas instituciones se debe a la obligación de los entes y organismos de los poderes públicos de transferir la documentación de carácter histórico al correspondiente archivo nacional o general. La recepción en estos archivos de un gran volumen de documentación, en muchos casos sin catalogar ni habiéndose realizado un estudio técnico del valor histórico que pudiera poseer para proceder en su caso a eliminaciones o expurgos específicos, ha provocado la saturación de estos archivos, situación que en algunos casos perdura desde hace más de 8 años (Archivo Nacional de Honduras). Ante la imposibilidad de aceptar nuevas entradas de fondos, la documentación de los organismos públicos se ha acumulado, cuando no ha sido directamente destruida, en locales que no cumplen con los requisitos mínimos para garantizar su conservación, lo cual está provocando una pérdida irreparable del patrimonio documental de estas naciones.

Instalaciones y medios de conservación

En relación al estado de los locales destinados a depósitos para la documentación del archivo, una vez analizado el régimen de propiedad y la antigüedad del propio edificio, es importante centrarse en los medios de que disponen para preservar en condiciones adecuadas los fondos documentales. Este aspecto presenta para los países centroamericanos y caribeños, una singular importancia dada la climatología de esta región. Las altas temperaturas y el alto porcentaje de humedad relativa que se registran durante la mayor parte del año es un factor agravante a la hora de prevenir la degradación de los documentos.

Como ya se ha mencionado anteriormente, la temperatura y la humedad del ambiente son variables de alto riesgo que actúan directamente en la mejor o peor conservación de los documentos. Para prevenir la acción de estos elementos naturales es necesario contar con equipos adecuados que determinen si la temperatura y humedad en el interior de las salas de depósitos se encuentran dentro de los niveles considerados como idóneos. En este aspecto los datos de la encuesta muestran una grave carencia de medios entre estos archivos. Como se observa en el cuadro nº 1, apenas el 23% de las instituciones archivísticas centroamericanas y caribeñas disponen de equipos específicos para control de temperatura y humedad. El porcentaje más alto, aunque claramente insuficiente, corresponde a los archivos nacionales (33%), mientras que el más bajo es el de los eclesiásticos (12%).

Cuadro nº 2

Controles de temperatura y humedad y medidas anti-incendio (%)

Temperatura y humedad
Medidas anti-incendios

ARCHIVOS...... SI NO SI NO
Nacionales...... 33 67 50 50
Municipales..... 20 80 10 90
Eclesiásticos... 12 88 25 75
Otros............. 25 75 42 58
TOTAL........... 23 77 30 70

En cuanto a las medidas de prevención de incendios, el 30% de los archivos cuenta con algún tipo de medida anti-incendio, siendo los archivos nacionales y los de la tipología de "Otros" los que disponen de más medios. Estos resultados son ligeramente más positivos que los obtenidos en los controles de temperatura y humedad, sin embargo, esto puede deberse a que un alto número de archivos comparten las instalaciones con otras instituciones, por lo que se aprovechan de las medidas de prevención de incendios y seguridad del edificio en general. No cabe duda que este aspecto es positivo si no existen recursos disponibles para individualizar la prevención de incendios y robos. En el cuadro siguiente se reflejan los resultados obtenidos en la encuesta.

En cuanto a los controles anti-plagas el hecho más destacable es el mayor porcentaje registrado en este aspecto entre los archivos nacionales (66%), al igual que en los archivos eclesiásticos (38%). En general (ver cuadro nº 2), el 30% de los archivos emplean algún tipo de medidas anti-plagas.

Cuadro nº 3

Medidas anti-plagas (%)

ARCHIVOS........ SI NO
Nacionales........ 66 34
Municipales....... 10 90
Eclesiásticos..... 38 62
Otros................20 80
TOTAL...............30 70

Un aspecto que hay que considerar en relación al grado de conservación de la documentación de un archivo es el tipo de unidades de instalación disponibles en sus depósitos. Los expertos en este campo aconsejan el empleo por parte de los archivos de materiales (cajas, estanterías, etc.) anticorrosivos, anti-humedad y libres de ácido. El uso de estos materiales se hace aun más necesario en estos países debido, como decimos, a sus adversas condiciones climáticas para la conservación de los documentos. La encuesta realizada en estos países muestra las graves carencias que tienen los archivos de Centroamérica y el Caribe para cumplir con estas medidas.

El 53% de los archivos centroamericanos y caribeños cuentan con estanterías o anaqueles metálicos, mientras que el 47% restante sólo dispone de estanterías de madera, existiendo algún caso en el que se carece totalmente de ellas, encontrándose la documentación apilada sobre el suelo. En cuanto al uso de cajas libres de ácido, éstas sólo están presentes en un 17% de los archivos, pese a los esfuerzos que en este sentido realizan en sus respectivos países los archivos nacionales de Puerto Rico, Honduras y Costa Rica.

En líneas generales se puede decir que la situación en este aspecto no es homogénea. Los archivos históricos de Puerto Rico están al mismo nivel que los archivos de los países más avanzados archivísticamente de Latinoamérica, mientras que los archivos de Honduras o la República Dominicana carecen casi por completo, a excepción de los archivos nacionales, de unidades de instalación documental adecuadas.

Recursos tecnológicos

Pese a las carencias de medios registradas en otras facetas muy importantes a la hora de desarrollar las tareas de un archivo, la inversión en recursos tecnológicos y sistemas de reproducción deben ser asumidas tanto por los responsables de los archivos como por las autoridades políticas de las respectivas administraciones, como una necesidad que se hace cada vez más perentoria en un mundo globalizado gracias a las telecomunicaciones y la informática.

En relación al uso de ordenadores personales, el resultado de la encuesta muestra que un 39% de los archivos consultados afirma disponer de ordenadores personales (sin valorar el tipo de ordenador ni la antigüedad del mismo). El mayor porcentaje se registra entre los archivos del grupo de "Otros" (75%) y los nacionales (50%). Estas cifras reflejan claramente una gran precariedad de medios en este sentido.

Un aspecto que ha sido analizado con detenimiento en otros capítulos del Informe es el acceso a Internet en los archivos históricos de América Latina. En este sentido los resultados de la encuesta muestran que la conexión a la red sólo está disponible en un 15% de los archivos de Centroamérica y el Caribe, sin que exista ninguna página web institucional, aunque sí se puede encontrar información sobre estos archivos en otras direcciones de la red.

En cuanto a los sistemas de reproducción, el uso de fotocopiadoras, por ser el sistema más extendido entre las instituciones archivísticas, es el que ha servido en la encuesta para valorar los medios con que cuentan los archivos de esta región. En el gráfico correspondiente queda reflejado el escaso número de archivos que cuentan con fotocopiadoras. Hay que destacar una vez más el hecho de que no todos los archivos nacionales dispongan de este tipo de recursos que se considera básico, no sólo para facilitar la tarea a los investigadores, y al mismo tiempo contribuir a la preservación de la documentación, sino también como herramienta indispensable para las tareas administrativas del archivo.

Cuadro nº 4
Fotocopiadoras (%)

ARCHIVOS........ SI NO
Nacionales........70 30
Municipales.......10 90
Eclesiásticos.....15 85
Otros...............25 75
TOTAL..............25 75

En cuanto a otros sistemas de reproducción, no hay referencias a proyectos de digitalización en curso, excepto en el Archivo de Arquitectura y Construcción de la Universidad de Puerto Rico, donde se está trabajando en la digitalización de sus fondos en soporte CD Rom.

En relación a la presencia de equipos de microfilmación, éste es asimismo un capítulo pendiente en cuanto a la dotación de los archivos, siendo aun más perentoria en algunos casos, en concreto en archivos puertorriqueños, en donde existen rollos de microfilm procedentes de otras instituciones o de copias de la documentación del propio archivo, que no pueden ser consultadas por falta de lectores de microfilm. Dentro de los proyectos emprendidos en este área destaca el Centro de Documentación y Microfilmación del Caribe (CENTROMIDCA) ubicado en las dependencias del Archivo General de la Nación de la República Dominicana. Este Centro, inaugurado en la década de los 70 bajo el auspicio de la Organización de Estados Americanos, está especializado en la restauración y microfilmación de fondos documentales. En la actualidad los técnicos del CENTROMIDCA restauran los fondos de los archivos municipales de Bayaguana, Higuey y El Seybo.

Recursos humanos

Los recursos humanos en los archivos históricos, se evalúan en función de dos variables principales: el número de personas que trabajan en el archivo, bien como personal fijo o como eventual y, por otro lado, el nivel de formación archivística de los empleados. La segunda variable es uno de los argumentos que con más frecuencia aparecen en los cuestionarios a la hora de valorar la situación del archivo. Esto se debe a que en muchos casos, es personal sin cualificar el que lleva a cabo la custodia del archivo y permite el acceso a la documentación de manera restringida y aleatoria, por lo que resulta imprescindible la contratación de personal cualificado.

Cuadro nº 5

Número de empleados en los archivos (%)

ARCHIVOS.......0 - 10...... Más de 11..... No contestan
Nacionales ........62 .............14 ...............14
Municipales........90 .............10 ................-
Eclesiásticos .....62 .............- ..................38
Otros ...............42 ............33 .................25
TOTAL ..............58.............18 .................24

La falta de personal en los archivos es manifiesta, teniendo en cuenta una vez más, que los archivos analizados son los más importantes y por tanto con mayor volumen de trabajo de estos países. Esta necesidad de contar con mayores recursos humanos es más acuciante debido a la falta de automatización y de medios materiales para mejorar los servicios y facilitar los trabajos administrativos y archivísticos. Las principales dificultades a las que tienen que hacer frente los responsables de los archivos son, por un lado, las carencias presupuestarias y trabas administrativas que hay que superar para la contratación en plantilla de nuevo personal y, por otro, la dificultad para formar a nuevos archiveros y continuar con la capacitación de los que actualmente trabajan en los archivos.

La situación de los estudios relacionados con la archivística y la capacitación de archiveros en estos países presenta las siguientes características:

Costa Rica

En Costa Rica la situación en relación a la capacitación de los archiveros es la más positiva de estos países. Esta mejor cualificación de los empleados de los archivos costarricenses se refleja en que las demandas de personal técnico cualificado se refieren en mayor medida a informáticos y otros técnicos (Archivo Nacional de Costa Rica), pese a que también se registran carencias de archiveros en algunos archivos de menor importancia. La Universidad de Costa Rica imparte una licenciatura de archivística.

El Salvador

En este país existen escuelas técnicas que imparten programas de grado medio en estas disciplinas, pero el personal cualificado, principalmente del Archivo General de la Nación, se ha formado en centros del extranjero.

Guatemala

No existe una carrera universitaria en archivística. Como en otros países de la región, se utilizan becas en el extranjero para formar a los archiveros, pero no en la cantidad necesaria para atender la demanda de personal que requieren los archivos.

Honduras

No existen escuelas ni centros que impartan cursos en estas materias, aunque próximamente está prevista la implantación de una carrera universitaria. En la actualidad los archiveros se forman a través de becas para estudiar en el extranjero, principalmente en México y España.

Nicaragua

El Archivo Nacional de Nicaragua imparte cursos de formación al personal de otros archivos

Panamá

En este país existen estudios específicos en archivología que se imparten en la Universidad de Panamá.

Puerto Rico

No existe un programa de estudios que otorgue el grado de archivista, siendo frecuente la formación de archiveros a través de becas otorgadas por los Archivos Nacionales de Washington D.C.

La Escuela Graduada de Bibliotecología de la Universidad de Puerto Rico imparte un curso en archivística.

República Dominicana

No se dispone de información actualizada disponible sobre la existencia de estudios universitarios o cursos de formación de archiveros. Del análisis de los cuestionarios recibidos en la encuesta, se deduce la carencia de personal en los archivos dominicanos, tanto cualificado como sin estudios específicos.

Datos archivísticos

Los archivos históricos de las diferentes naciones centroamericanas y caribeñas que han participado en la encuesta realizada para este Capítulo, custodian, como se ha dicho, la mayor parte del patrimonio documental de sus respectivos países, aunque una parte muy significativa de este patrimonio se encuentre en instituciones pequeñas o de menor importancia e incluso en manos de particulares, cuya documentación, sin acceso a los investigadores en muchas ocasiones, está todavía por determinar en cuanto a su valor y volumen.

Del análisis de la información recogida en la encuesta, podemos afirmar que, junto con el importante volumen de documentación que atesoran las instituciones archivísticas de estos países, como repositorios de la memoria histórica de las naciones que conforman el área del Caribe y Centroamérica, hay que mencionar asimismo el importante valor que adquieren estos fondos documentales para el conocimiento de las costumbres, las instituciones, etc., constituyendo un legado único que debe ser protegido y puesto al alcance de los investigadores.

En cuanto al volumen de los fondos archivísticos de estas instituciones (ver gráfico nº 6), el 20% conservan en sus depósitos más de 1.000 metros lineales de documentos, correspondiendo este porcentaje a los archivos nacionales, a excepción del Archivo Nacional de Honduras, y a distintos Ministerios. Otro 20% de los archivos históricos que participaron en la encuesta, tienen unos fondos documentales estimados entre 250 y 1.000 metros lineales, principalmente archivos eclesiásticos y, por último, aquellos archivos que tienen menos de 250 metros lineales son un 30% del total, constituidos principalmente por los archivos municipales y los de la categoría de "Otros·".

Un dato que ilustra la carencia de recursos de los archiveros de estos países para desarrollar su labor es el porcentaje de fondos catalogados en los archivos. Según la información obtenida en la encuesta, el 40% de los archivos tienen menos de la mitad de sus fondos catalogados. Lo más llamativo es que, a excepción del Archivo Nacional de Costa Rica, el resto de los archivos nacionales se encuentra dentro de este apartado. Tan sólo el 25% de los archivos tienen más del 50% de sus fondos catalogados, con especial presencia de archivos menores de carácter eclesiástico y de la categoría de "Otros". Más del 30% de las respuestas al cuestionario no aportaban datos sobre este aspecto, apuntando, en algunos casos, que se desconocía ese tipo de información.

Acceso e investigación

El acceso a los archivos históricos, tanto públicos como privados, de Centroamérica y el Caribe, está condicionado, como ha quedado reflejado anteriormente, por la carencia de medios tanto en infraestructura como en recursos humanos.

Este aspecto de la accesibilidad de los archivos se relaciona directamente con el epígrafe anterior, puesto que la investigación precisa de instrumentos de descripción de los fondos documentales custodiados en los archivos. En consecuencia, se considera de gran importancia potenciar la catalogación de documentos y la edición y difusión de los mismos.

El resultado de la encuesta que se refleja en el gráfico nº 7, muestra que sólo el 43 % de los archivos de estos países disponen de un espacio específico para que los investigadores y usuarios que se acerquen al archivo puedan consultar y estudiar de los fondos documentales que conservan. Como notas más destacables, mencionamos el alto porcentaje de archivos eclesiásticos que afirman disponer de un espacio específico para consulta y, al mismo tiempo, el reducido número de archivos municipales que cuentan con este tipo de instalaciones.

Intimamente relacionado con este tema se encuentra la cuestión de la producción de la investigación histórica de un país en cuanto a la posibilidad de acceder a las fuentes, que en buena medida se encuentran en los archivos históricos del propio país. Las restricciones al acceso a la información de los archivos redunda negativamente en la producción de obras de investigación, lo cual es un factor que no ayuda a que los políticos y la sociedad en general tome conciencia de la importancia de preservar y difundir el patrimonio documental.

Un caso extremo es el del Archivo General de la Nación de la República Dominicana, que se encuentra cerrado de forma permanente desde 1998 para acometer un profundo reacondicionamiento, pero la duración de las obras, aun sin plazo de finalización, están causando un grave trastorno a los investigadores interesados en el estudio de sus fondos, y al mismo tiempo pueden representar un peligro para la conservación de las colecciones documentales de este importante repositorio.

Difusión y actividades

En relación a lo que comentábamos en el anterior epígrafe respecto a la importancia de dar a conocer a la sociedad la función de los archivos, un medio para conseguir estos propósitos es la realización de actividades, tanto en el propio archivo como fuera. Dentro de estas actividades, como se ha hecho anteriormente en otros capítulos, distinguimos entre publicaciones y exposiciones.

En cuanto a las publicaciones, en el cuestionario de la encuesta se preguntaba a acerca de la publicación de boletines, guías, catálogos o trabajos de investigación realizados por el archivo en los últimos cinco años. Como se observa en el cuadro nº 5, todavía son muchas las instituciones que, por falta de presupuesto o de personal cualificado, no realizan actividades desde este tipo.

Cuadro nº 6
Publicaciones y exposiciones periódicas (%)

ARCHIVOS .....Publicaciones.....Exposiciones
................. .... SI.... NO ......... SI.... NO
Nacionales....... 43.... 57 ...........85... 15
Municipales........-.....100 ..........20.....80
Eclesiásticos .....37...63 ............37 ....63
Otros ...............50 ..50 ............42 ....58
TOTAL ..............33..67 .............45....55

Respecto a la realización de exposiciones en los archivos o la colaboración con otras instituciones en exposiciones externas, en los últimos cinco años los resultados, aunque superiores a los obtenidos en la cuestión de publicaciones, son precarios, sobre todo por el hecho de corresponder la mayor parte de las respuestas positivas a los archivos nacionales y a los del grupo que denominamos "otros tipos de archivos".

Un medio alternativo para dar a conocer las actividades realizadas por los archivos es la pertenencia a asociaciones ligadas al mundo de la archivística, tanto de carácter local o nacional como internacional. La carencia de recursos económicos impide en ocasiones poder participar en este tipo de asociaciones. Esto sucede en los archivos nacionales de Nicaragua y Honduras, los cuales, por falta de presupuesto, no han ingresado hasta ahora en el Consejo Internacional de Archivos o en la Asociación Latinoamericana de Archivos.

Puerto Rico es el país en el que el asociacionismo de archivos y archiveros está más extendido, si bien en este aspecto hay que reseñar que en buena medida esto se debe a su status como Estado Libre Asociado a los Estados Unidos. Las asociaciones citadas por los archivos puertorriqueños son: Society of American Archivists; Red de Archivos de Puerto Rico; American Institute of Archivists; Asociación de Bibliotecas de Puerto Rico; Society of Architecture Historians. Por el contrario, Honduras y Nicaragua carecen de asociaciones de carácter nacional.

En el resto de los países centroamericanos y la República Dominicana, las asociaciones más citadas en los cuestionarios son las siguientes: Asociación de Bibliotecarios y Documentalistas, Consejo Presidencial de Cultura y Comisión de Monumentos Históricos de Santiago en la República Dominicana; Asociación General de Archivistas de El Salvador; Comisión Interinstitucional de Archivos Centrales de Costa Rica, Asociación Costarricense de Archivistas y la Asociación de Conservadores de Archivos, Bibliotecas y Museos de Guatemala

Junto con estas asociaciones también se citan otras de carácter internacional como el Consejo Internacional de Archivos, la Asociación Latinoamericana de Archivos y la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos

Texto enviado por nuestro amigo Joaquin V. Fernandez
Extraido de http://www.tavera.com/tavera/informe/centroamerica/Cenpat.htm